VEDTEKTER FOR Oslo brannkorps feriehjem Utengen, Hvaler Vedtatt på årsmøte 15. desember 1953 med endringer på årsmøter 12. januar1961, 22. april 1998, 6. september 2021, 24. mars 2022 og 16. mars 2023. Oslo Brannkorps Feriehjem Utengen er oppbygd og organisert som en selvstendig forening med vekslende medlemstall, stiftet 1. oktober 1945 av brannmennene i Aker kommune. Den gang var navnet Aker Brannkorps Feriehjem. Aker kommune ble innlemmet i Oslo kommune 1. januar 1948. Feriehjemmet byttet navn til «Oslo Brannkorps Feriehjem Utengen» den 30. oktober 1951. Feriehjemmet har ingen lønnede medarbeidere. § 1 Som medlemmer kan bare opptas fast heltidsansatte i Oslo brann- og redningsetat og må være tilknyttet etaten for at medlemskapet skal kunne opprettholdes. Fast heltidsansatte som går av med pensjon får beholde sitt medlemskap. Kontingenten kan innbetales med trekk i lønn. Pensjonister får tilsendt betalingsvarsel om kontingentinnbetaling. Skjer innmelding av nytt medlem i det siste halvåret (etter 1. juli) betales halv kontingent. Annen betalingsordning kan også tas i bruk for å gjøre innbetalingen lettere etter hvert som slike blir tilgjengelige. Kontingentens størrelse skal til enhver tid vurderes og fastsettes av styret, og skal være innbetalt innen den fristen som styret har besluttet. Medlemmene som ikke innbetaler kontingenten innen betalingsfristen skal få et nytt varsel med påfølgende frist om når oppsigelse av medlemskapet vil tre i kraft dersom innbetaling uteblir. En ansatt som søker medlemskap i Oslo Brannkorps Feriehjem Utengen skal før medlemskap innvilges gjøres kjent med disse vedtekter, vedtak, andre plikter, rettigheter og bestemmelser som til enhver tid er vedtatt, og som er nødvendig å kjenne til for et trivelig ferieopphold på Utengen. Tildelt søknadsskjema skal utfylles av søkeren og returneres til Oslo Brannkorps Feriehjem Utengen. Søkeren vil bli informert når søknaden er innvilget. Kontingent skal innbetales senest 14 dager etter at medlemskap er innvilget. Medlemmene må gi beskjed til styret når de blir pensjonister, avslutter arbeidsforholdet til OBRE eller ikke vil være medlem i foreningen lenger. § 2 Oslo Brannkorps Feriehjem Utengen har som formål å skaffe medlemmer med familie et sundt og billig landopphold i sommerferietiden. Sommerferietiden er definert som de tre feriekullene som er vel kjent gjennom mange år. Berettiget til å komme i betraktning ved leie av hytte er ethvert medlem av Oslo Brannkorps Feriehjem Utengen. Det gis anledning for medlemmet til å søke om å leie ledig hytte etter første tildeling som et supplement til egen leid hytte, dette for å kunne tilby mulighet for samvær med øvrig familie eller venner under sitt ferieopphold innenfor den definerte sommerferietiden, da det i denne perioden er vaktmester/representant fra styret til stede. Egne regler for dette vil komme frem i utlysningen for leie av hytte. Styret kan åpne for leie av hytte til enkeltmedlemmer utenom den ordinære ferietiden. Hvilke fasiliteter som er tilgjengelig utenom den ordinære ferietiden kan være begrenset. § 3 Søknad om leie av hytte må være innsendt innen den tidsfrist som styret fastsetter. Styret fordeler de ledige hytter. Hvis det melder seg flere søkere enn feriehjemmet kan motta, skal fordelingen prioritere de som ikke tidligere har leid, og etter ansiennitet som medlem dersom dette er nødvendig for å avgjøre, og for å skille to eller flere søkere som har likt leiemodus. Av de som tidligere har leid, står de først på tur som har ventet lengst. Disse skal tildeles sitt ønske om leietid, dog ikke ut over tre uker. Hytter som ikke blir besatt etter den ordinære tildelingen etter første utlysning kan leies bort til medlemmer uten negativ innflytelse for senere års ordinære tildeling. De som har vært medlem av feriehjemmet i mindre enn ett år må vike plass for medlemmer som har vært medlemmer lenger enn ett år, dersom det ikke er nok ledige hytter. § 4 Medlemmer som blir strøket for manglende kontingentinnbetaling eller melder seg ut av feriehjemmet, må for å kunne tas opp som medlem igjen innbetale en kontingent som er 25% høyere enn dagens kontingent fra utmeldingen skjedde og til medlemskapet begynner på nytt. Medlemmer som har vært ute av etaten i en periode, og som derfor ikke oppfyller kravet til medlemskap etter § 1 og kommer tilbake, fritas for denne perioden. Utmeldte pensjonister eller andre pensjonister kan ikke tas opp som medlem da det kun er personer som er fast ansatt i etaten som kan opptas som medlem. (Se § 1). § 5 Styret skal bestå av 5 medlemmer og 2 varamedlemmer og skal velges på Årsmøtet. Det er først og fremst feriehjemmets vedtekter og vedtak som avgjør hvilke arbeidsoppgaver styret skal ha. Lederen, sekretæren, kassereren og nestlederen har som betegnelsene tilsier helt spesielle oppgaver. Utover dette kan de andre tillitsvalgte ha andre definerte oppgaver hvis nødvendig. Styret skal: - Sørge for at feriehjemmets vedtekter og fattede vedtak blir fulgt, at rapporter og beretninger blir sendt til rett tid, og at brev og henvendelser blir besvart så raskt som mulig uten unødig opphold. - Innkalle til feriehjemmets Årsmøte og lede dette. De skal sørge for at innkomne forslag, årsberetning, revidert regnskap og budsjett blir lagt frem på en detaljert og skikkelig måte. - Sørge for at de forpliktelsene feriehjemmet har opp mot offentlige registre, bankforbindelser, øvrige personer eller kundeforhold blir overholdt i tråd med de gjeldende regler og frister for dette. - Foreta tiltak som er nødvendig for en kontinuerlig drift av feriehjemmet. - Sørge for at feriehjemmet vedlikeholdes innenfor de budsjettrammer som er vedtatt. Dette gjøres ved at styret søker bistand til dugnadsarbeid blant alle medlemmer som har nødvendige kvalifikasjoner for det planlagte arbeidet. - Holde oversikt over eiendommen slik at uønsket inngripelse ikke oppstår, og at leieavtaler med feriehjemmet blir fulgt opp. - Det er kun styret som skal sende mail til alle medlemmene og den skal kun sendes fra feriehjemmets mailadresse. Leder, sekretær, kasserer og nestleder velges ved særskilt valg for to år av gangen. § 6 Leder av styret har det viktigste tillitsvervet. Det er lederens rett og plikt til å innkalle til styremøter, lede disse og sørge for at dagsorden blir fulgt. Leder skal i godt samspill med styret ha den daglige ledelse. Leder skal til enhver tid holde seg underrettet om alle forhold angående feriehjemmet og påse at alle beslutninger og inngåtte avtaler blir nøye overholdt. Alle komiteer og tillitsmenn ellers, skal alltid holde styrets leder underrettet og ajour med arbeider og oppgaver de er satt til. Lederen er: ➢ Feriehjemmets øverste juridiske leder. ➢ Er den som personlig i form av sitt verv representerer feriehjemmet i saker som angår feriehjemmet. (Se også vår registrering i Brønnøysundregistret som viser styrets sammensetning og våre rapporteringsplikter). ➢ Er den som sammen med kassereren, eventuelt sekretæren innehar fullmakt til å underskrive viktige dokumenter for feriehjemmet. ➢ Er den som har det øverste ansvar for at feriehjemmet drives etter våre vedtekter og fattede vedtak, noe som alle øvrige styremedlemmer også har et ansvar for. ➢ Er den som har suveren avgjørelsesmyndighet i saker med øyeblikkelig ikrafttredelse, der styremedlemmer eller andre medlemmer ikke velger å følge våre vedtekter eller andre fattede vedtak inntil saken endelig kan avgjøres på et styre- eller årsmøte. Dette gjelder saker av enhver art der det må tas en avgjørelse umiddelbart. Dersom slikt skjer skal lederen innkalle til styremøte og informere styret så raskt som mulig. ➢ Lederen har dobbeltstemme der dette er nødvendig for å avgjøre en sak der det er stemmelikhet. § 7 Nestlederen skal varsles raskt hvis lederen melder forfall, og har en forpliktelse til å ta over lederens funksjoner på kort varsel. § 8 Sekretæren, eller stedfortreder skal skrive referater fra styremøtene. Utkast sendes styret senest 14 dager etter møte, for evnt. innspill og kommentarer og deretter til alle medlemmene. Årsberetningen om styrets arbeid og feriehjemmets virksomhet skal før hvert årsmøte utarbeides av sekretæren, av lederen eller begge i fellesskap. Sekretæren skal føre medlemsregisteret. Sekretæren kan også bidra med å utforme forslag til korrespondanse dersom dette er nødvendig. Innholdet i slik korrespondanse skal være bestemt av styret på forhånd. § 9 Kassereren fører foreningens regnskaper og legger dette frem for Årsmøtet til godkjenning. Dette skal revideres minst en gang årlig av to revisorer som velges på Årsmøtet. Kassereren skal legge frem et forslag til budsjett på Årsmøtet for kommende år ut ifra forventede inntekter og utgifter. Dette skal danne grunnlaget for kommende periodes aktivitets- og investeringsplan. Kassereren har ansvaret for at alle verdipapirer, regnskapsbilag, årsmøteprotokoller og styremøtereferater blir oppbevart på et sikkert sted godkjent av styret, slik at disse raskt kan tas frem igjen i ettertid dersom dette kreves. Kassereren skal sørge for at alle inn- og utbetalinger blir fulgt opp til fastsatt tid. Regnskapet skal føres i et digitalt regnskapssystem som gjør dette lett tilgjengelig for alle styremedlemmer å inneha kontroll på den økonomiske situasjonen til enhver tid da disse har et særskilt ansvar at feriehjemmet drives på en forsvarlig måte, og for innsyn fra offentlige myndigheter dersom disse krever dette. § 10 Årsmøtet er foreningens øverste myndighet. Dette skal avholdes hvert år innen utgangen av mars/april, og skal utlyses senest fem uker før avholdelse. Frist til å komme med forslag til saker som ønskes behandlet og forslag på tillitsmenn må være innsendt senest tre uker før avholdelse av Årsmøtet. Uanmeldte saker kan ikke drøftes. Det skal kun stemmes over forslaget/forslagene slik det er fremmet og forelagt alle medlemmene i innkallelsen. Skulle det komme inn ønske til saken om endring av innhold må forslaget avvises ved avstemming, og det må sendes inn nytt revidert forslag som gjøres kjent for alle medlemmer til et nytt årsmøte. Hvert medlem har mulighet til å stille med en fullmakt for et annet medlem. Årsmøtets Dagsorden/Agenda, Årsberetning, Regnskap og Valgkomiteens innstilling skal sendes alle medlemmene i god tid, senest to uker før Årsmøte. Det er kun medlemmer som kan sende inn forslag og som har stemmerett. Dersom det blir stemmelikhet avgjøres dette av lederens dobbeltstemme i slike situasjoner. Før Årsmøtets behandling av sakene skal det velges en møteleder. Det skal velges en møtereferent som lager utkast til en protokoll. Det skal også velges to personer til å godkjenne innholdet og underskrive protokollen. Disse personene kan ikke ha vært styremedlemmer i inneværende periode. Ekstraordinært Årsmøte finner sted når flertallet i styret finner det nødvendig, eller når minst 10% av medlemmene ønsker det. Det skal komme tydelig frem i innkallingen hvorfor dette er krevd, og hvilke saker som krever en ekstraordinær behandling før det ordinære Årsmøte skal avholdes. Her kan vedtatte utlysningsfrister fravikes dersom det er viktig å få til en rask avklaring av saken. Valgkomitéen er feriehjemmets viktigste verktøy. Denne skal bestå av to personer og velges på Årsmøtet. Valgkomitéen skal etter beste evne og møysommelig arbeid gjennom hele perioden arbeide for å fremskaffe forslag til styremedlemmer som vil bidra og sørge for at et nyvalgt styre får de beste forutsetninger for å lykkes i sitt arbeid. Medlemmene oppfordres til å komme med innspill til Valgkomitéen på kandidater som kan bli gode styrerepresentanter, hvor det er ønskelig at disse har en generell kunnskap om hva et styrearbeid omhandler. For å komme med en innstilling for Årsmøtet skal de bl.a. henvende seg til alle i det sittende styret som er på valg og spørre om de ønsker gjenvalg eller ikke. Henvendelsen må presisere at selv om vedkommende ønsker gjenvalg, er det ikke nødvendigvis slik at dette ønske kan etterkommes. Alle som blir forespurt skal få en grundig gjennomgang av hva som forventes av dem som nye styremedlemmer. Arbeidet i styret skal ikke bagatelliseres. Da kan vi få «sovende» styremedlemmer, noe som ikke gagner et styre i arbeid. Benkeforslag kan ikke fremmes dersom ikke kandidaten allerede er foreslått for Valgkomitéen. Valgkomitéens begrunnelse for sin innstilling kan ikke kreves offentliggjort. Valgkomitéen skal velges på Årsmøtet. § 11 Det påhviler et hvert medlem som besøker feriehjemmet å oppføre seg anstendig og etter beste evne gjøre oppholdet så hyggelig og kameratslig som mulig. Dette gjelder alle medlemmer i alle sammenhenger som angår Utengen. Dvs: E-post, brev, telefonsamtaler, møter og fysiske besøk på Utengen. § 12 Enhver klage over forholdene på feriehjemmet eller drift skal varsles til vaktmester eller innsendes skriftlig til styret, som uten opphold undersøker de påklagede forhold og gir et tilsvar på dette så raskt som mulig. § 13 Feriehjemmets eiendeler må behandles med omhu. Dersom medlemmer forårsaker skade eller ødeleggelser av feriehjemmets eiendeler skal dette meldes inn til styret umiddelbart. Dette kan medføre erstatningsansvar. Styret skal vurdere om skaden skyldes overlegg, skjødesløshet eller et hendig uhell. Dersom styrets konklusjon blir at hendelsen / ødeleggelsen er et hendig uhell kan de frafalle det økonomiske erstatningskravet. Styrets vedtak er endelig og kan ikke påklages. § 14 Det påhviler leietakeren å sørge for at hytta og boden er ryddet og rengjort etter endt opphold, slik at hytta er i god stand før neste leietaker. Leietakeren skal også sørge for å holde orden utenfor hytta. Dersom dette ikke overholdes, kan styret gjøre leietakeren økonomisk ansvarlig for forholdet. § 15 Medlemmer som overtrer de lover og bestemmelser som til enhver tid er fastsatt, kan av styret suspenderes for retten til leie hytte i kortere eller lengre tid. Hendelser av enhver art som av styret vurderer som meget alvorlige gir styret rett etter nøye vurdering å beslutte opphør av medlemskapet. Ellers må spesielt utarbeidede ordensregler og andre fattede vedtak for feriehjemmet respekteres. § 16 Beslutning om feriehjemmets oppløsning må avgjøres ved uravstemning blant alle medlemmer med minst 5 års medlemskap. Forslag om å oppløse feriehjemmet må vedtas enstemmig. Blir det vedtatt å oppløse feriehjemmet skal alle midlene som kommer ut av et salg tilfalle et formål eller organisasjon som arbeider og er til beste for etatens brannfolk eller den profesjonelle utrykningstjenesten. Ved eventuell sammenslutning med andre institusjoner/foreninger kan feriehjemmet på Utengen ikke selges. § 17 Denne vedtekt (før omtalt som lov) trer i kraft fra 15.12.1953 med senere vedtatte endringer. Forslag til forandring av disse vedtekter må forelegges på et Årsmøte. Forandringer av disse vedtektene kan vedtas med 2/3 flertall av de fremmøtte med stemmerett. Unntatt fra dette er § 16.